Wydarzenia ostatnich kilku lat bardzo zmieniły sposób, w jaki firmy organizują pracę. Obecnie zespoły nie są już ograniczone do jednego, stacjonarnego biura. Coraz więcej organizacji umyślnie tworzy zespoły rozproszone, czyli takie, w których osoby zatrudnione pracują w różnych lokalizacjach i nierzadko są rozproszone po całym świecie. Jak skutecznie budować i zarządzać takim zespołem?
Jasne cele i oczekiwania
Podstawą skutecznego zarządzania zespołem rozproszonym jest spójność i transparentność w każdym możliwych aspekcie jego funkcjonowania. Dobrym przykładem takiego działania może być ustanawianie jasnych celów i oczekiwań. Każdy członek zespołu powinien dokładnie wiedzieć, co ma robić, jakie są terminy realizacji i jakie są kryteria sukcesu. Wspólne zrozumienie celów i oczekiwań minimalizuje ryzyko nieporozumień i pozwala skupić się na wspólnym działaniu – bez względu na to, czy dana osoba pracuje w biurze, czy zdalnie.
Jednocześnie zarządzanie zespołem rozproszonym wymaga elastyczności i zrozumienia. Różne strefy czasowe, różne warunki, indywidualne preferencje mogą wpływać na dostępność i sposób pracy członków zespołu. Menedżerowie i menedżerki powinni być otwarci na różnorodność i dostosowywać się do potrzeb osób, z którymi współpracują, jednocześnie dbając o zachowanie równowagi między elastycznością a produktywnością.
Regularna komunikacja
Obecność wszystkich osób zatrudnionych w biurze upraszczało dotychczas komunikację, przynajmniej w jej zbiorowym aspekcie. Rozproszenie zespołu sprawia, że przekazywanie kluczowych informacji stało się bardziej wymagające. Potrzebną są nie tylko odpowiednie narzędzia, ale także dbałość o jakość komunikacji poprzez regularne spotkania, zarówno grupowe, jak i indywidualne, aby wszyscy byli na bieżąco.
Budowanie zaufania
Osoby pracujące stacjonarnie łatwiej mogą nawiązywać relację z innymi członkami zespołu, a co za tym idzie, tworzyć atmosferę zaufania i współpracy. W zespołach rozproszonych, gdzie nie ma możliwości codziennych, bezpośrednich interakcji, budowanie tego typu miejsca pracy może być wyzwaniem. Przejrzystość działań, regularne raportowanie postępów i otwartość na feedback są kluczowe. Ważne jest również, aby menedżerki i menedżerowie pokazywali swoje wsparcie i doceniali wysiłki członków zespołu.
Kultura organizacyjna
Zespoły rozproszone często składają się z osób o różnym pochodzeniu, doświadczeniu i podejściu do kwestii zawodowych. Dlatego tak ważne jest stworzenie wspólnej kultury organizacyjnej, która dąży do integrowania wszystkich osób poprzez wartości, misję i wizję firmy. Jednym z aspektów budowania takiej wspólnoty w środowisku biznesowym jest strategiczne inwestowanie w rozwój zawodowy członków zespołów, np. poprzez programy rozwojowe Impact. Ich zadaniem jest m.in. pomoc w przeprowadzeniu transformacji w kulturze organizacyjnej. Projektujemy programy rozwojowe w połączeniu z metodą experiential learning. Oznacza to – w dużym uproszczeniu, że uczestnicy naszych programów uczą się poprzez doświadczenie.
